Tutoriel sur la publicité de l'administration au fédéral
NIVEAU DE POUVOIR : Fédéral
MATIERE : Publicité de l'administration (documents non environnementaux)
Ce tutoriel se veut synthétique et se focalise sur les demandes "classiques" d'accès à des documents administratifs. Il ne traite, par exemple, pas des demandes d'accès à des documents à caractère personnel, des demandes de consultation sur place ou des demandes d'explications à propos d'un document administratif. Si votre demande revêt un caractère particulier, prenez conseil auprès d'un professionnel.
Comment introduire une demande d'accès à des documents administratifs au fédéral ?
1. Adressez votre demande
Adressez votre demande par écrit (courriel ou courrier recommandé) à l'autorité administrative qui détient les documents (SPF, ministre,...).La demande doit décrire aussi précisément que possible les documents sollicités. Si ce n'est pas possible, vous pouvez donner des précisions sur le contexte ou la matière concernée par votre demande afin que l'autorité puisse déterminer elle-même les documents effectivement visés par votre demande.
Indiquez également si vous sollicitez l'obtention d'une copie numérique ou d'une copie papier des documents.
Conseil : Si votre demande concerne des documents relatifs à une période déterminée, pensez à préciser cette période.
Je vous conseille de privilégier la demande de copie numérique afin d'éviter que des frais de reproduction sur papier ne vous soient réclamés.
Je vous déconseille d'envoyer votre demande par courrier simple car celui-ci ne confère pas de date certaine à votre envoi.
Remarque : La législation sur la publicité de l'administration n'exige pas que votre demande d'accès comporte des références légales. Il est toutefois toujours bon de débuter votre demande par une phrase du style : "En application de l'article 32 de la Constitution et des législations sur la transparence administrative, je sollicite une copie en version numérique des documents administratifs suivants...". A ce sujet, consultez ce modèle de demande d'accès à des documents administratifs.
2. Attendez la réponse de l'autorité
L'autorité dispose de 30 jours calendriers (à dater de la réception de votre demande) pour vous répondre. Durant cette période de 30 jours, elle peut vous informer qu'elle prolonge le délai pour une période maximale de 15 jours calendriers.Remarque : Si le jour de l'échéance du délai de réponse de l'autorité n'est pas un jour ouvrable (samedi, dimanche ou jour férié), le jour de l'échéance est reporté au jour ouvrable qui suit.
Remarque : Si vous avez introduit votre demande par courriel, le délai commence à courir le jour calendrier suivant l'envoi.
Si vous avez introduit votre demande par courrier recommandé, la date de réception de votre demande est la date réelle de réception du recommandé (demandez un recommandé avec accusé de réception).
Si vous avez introduit votre demande par courrier simple (déconseillé), la date de la réception n'est pas connue. Il faudra la définir sur la base d'indices ressortant du dossier, ce qui peut donner lieu à des discussions ou des contestations.
➔ 3.1 L'autorité ne répond pas
Vous devez patienter jusqu'à l'expiration du délai de 30 jours décrit au point 2 (ou 45 jours si l'autorité vous a indiqué qu'elle faisait usage de son droit de prolongation).L'absence de réponse dans le délai légal constitue un refus implicite d'accès aux documents sollicités. Vous pouvez dès lors introduire une demande d'avis auprès de la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA).
Remarque : Vous pouvez introduire une demande d'avis à partir du jour calendrier suivant l'expiration du délai de réponse décrit au point 2.
➔ 3.2 L'autorité refuse la transmission de tout ou partie des documents demandés
Vous n'êtes pas satisfait de la réponse de l'autorité, soit parce qu'elle vous refuse l'accès aux documents, soit parce qu'elle ne vous a pas transmis tous les documents demandés, soit parce qu'une partie des documents a été censurée et que vous contestez cette censure,... ?Vous pouvez introduire une demande d'avis auprès de la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA).
Comment introduire une demande d'avis à la CADA fédérale ?
Avant d'introduire une demande d'avis à la CADA fédérale, vous devez envoyer une demande de reconsidération à l'autorité auprès de laquelle vous avez sollicité des documents (voir exemple ci-dessous). Ensuite, et obligatoirement le même jour, vous adressez une demande d'avis écrite au secrétariat de la Commission fédérale d'accès aux documents administratifs. Dans votre demande d'avis, mentionnez votre nom et l'adresse de votre domicile ainsi que l'identité et l'adresse du siège de l'autorité dont vous contestez le refus de transmission (total ou partiel) de documents.Joignez l'ensemble des échanges que vous avez eus avec l'autorité, en ce compris votre demande initiale, l'éventuel courrier de refus de l'autorité ainsi que la demande de reconsidération envoyée à l'autorité. Si, après l'introduction de votre demande d'avis à la CADA, l'autorité continue de vous envoyer des réponses ou des documents, transmettez-les systématiquement à la CADA.
La législation fédérale sur la publicité de l'administration ne définit pas de délai maximum pour l'introduction d'une demande d'avis. Vérifiez aux points 3.1 ou 3.2 à partir de quand vous pouvez introduire votre demande d'avis.
Saisir la CADA d'une demande d'avis est entièrement gratuit.
La CADA dispose en principe de 30 jours à compter de la réception de votre demande pour communiquer son avis. Après réception de cet avis, l'autorité dispose de 15 jours pour vous communiquer sa décision définitive. Si la CADA ne rend pas son avis dans son propre délai de 30 jours, l'autorité doit néanmoins statuer dans les 15 jours suivant l'expiration de ce délai. L'absence de décision de l'autorité dans le délai prévu vaut rejet.
Exemple de demande de reconsidération
La loi n'exige pas de forme particulière pour l'introduction d'une demande de reconsidération. Vous veillerez toutefois à faire usage du terme "demande de reconsidération" qui est repris dans la loi. Vous trouverez ci-dessous un exemple à personnaliser en fonction de votre situation."Madame, Monsieur,
Par la présente et en vertu de la législation fédérale sur la transparence administrative, je vous demande de bien vouloir reconsidérer votre refus total/partiel de délivrer copie des documents administratifs sollicités par courrier recommandé/courriel le xx/xx/2026 (voir copie ci-dessous/ci-annexée).
Conformément aux prescriptions légales, j’introduis simultanément à cette demande de reconsidération, une demande d'avis à la Commission fédérale d’accès aux documents administratifs (CADA).
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées."